Document Management

Dalla scansione alla metadatazione: documenti ordinati, ricercabili e protetti in un unico ecosistema digitale.

Document Management per archivi digitali sicuri e intelligenti

Digitalizziamo, organizziamo e rendiamo consultabili documenti, fascicoli e archivi cartacei o digitali. Una soluzione pensata per aziende e Pubblica Amministrazione che vogliono ridurre i tempi di ricerca, migliorare la tracciabilità e governare ogni fase del ciclo documentale.

Funzionalità principali

Digitalizzazione documentale

Acquisizione professionale di documenti cartacei, scansione ad alta qualità, normalizzazione dei formati e verifica puntuale dei materiali importati.

Dematerializzazione dei processi

Trasformazione dei flussi operativi in procedure digitali più rapide, con minore uso della carta e passaggi documentali tracciabili.

Metadatazione automatica

Estrazione intelligente di informazioni chiave come ente, anno, protocollo, nominativo, tipologia documento e riferimenti di fascicolo.

Archiviazione digitale

Organizzazione dei contenuti in repository strutturati, con classificazione per fascicoli, categorie, uffici e livelli di autorizzazione.

Conservazione e controllo

Supporto ai processi di conservazione nel tempo, con attenzione a integrità, autenticità, reperibilità e gestione sicura dei documenti.

Ricerca e consultazione

Accesso rapido ai documenti tramite filtri, parole chiave, metadati, percorsi per fascicolo e consultazione guidata degli archivi.

Metodo di lavoro

Analisi degli archivi

Rilevazione dello stato iniziale, mappatura delle tipologie documentali, definizione delle priorità e del piano di migrazione.

Acquisizione e normalizzazione

Digitalizzazione, importazione o riallineamento dei contenuti esistenti, con controlli di qualità su formati, codifiche e duplicazioni.

Classificazione e regole

Definizione di metadati, categorie, permessi, flussi di approvazione e criteri di ricerca coerenti con l’organizzazione.

Rilascio e accompagnamento

Attivazione della soluzione, formazione degli utenti e supporto nell’adozione quotidiana dei nuovi processi documentali.

Benefici concreti

Tempi di ricerca ridotti

Documenti e fascicoli rintracciabili in pochi passaggi, anche quando gli archivi sono distribuiti tra più sedi o uffici.

Maggiore controllo operativo

Stato dei documenti, versioni, autorizzazioni e responsabilità gestiti in modo chiaro lungo tutto il ciclo documentale.

Sicurezza e tracciabilità

Accessi profilati, consultazioni controllate e log di attività per proteggere le informazioni sensibili e ridurre il rischio di errore.

Continuità e scalabilità

Una base digitale pronta a crescere con nuovi archivi, integrazioni applicative, automazioni e servizi intelligenti.

Pronto a trasformare il tuo archivio?

Progettiamo un percorso su misura per digitalizzare, ordinare e valorizzare documenti e fascicoli, rendendoli più facili da trovare, governare e proteggere.

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